こんにちは！u-micoです
12月を目前に控え、「年内で完了させましょう」という案件が多くなってきました。
皆さんもそんな忙しい時期になってきていますよね。
こういう時はメールのやり取りに時間を割かれるのが困りモノ。
ということで、今回はビジネスメールについてです。
ビジネスメールのやり取りは、1つのことにつき3回までが理想と言われます。
【依頼内容】 → 【回答】 → 【確認】
これを打ち合わせ依頼に例えると
「打ち合わせをしたいので、お時間いただけますか」
「わかりました」
「ありがとうございます」
で、終わらせなくてはいけません。
しかし、これでは打ち合わせを了承してもらっただけで日時が決まっていませんよね。この後も延々とやり取りが続いてしまいます。
3回で終わらせるメールの場合、まず【依頼内容】の時点である程度【回答】用の選択肢を作っておきます。それによって、こちらが知りたいことをスムーズに聞くことができます。
上記の打ち合わせ依頼の場合でしたら
「打ち合わせをしたいので○月○日（○）○時か △日（△）△時にお時間いただけますか」
「わかりました、○月○日（○）○時でお願いします」
「ありがとうございます、○月○日（○）○時に伺います」
という風になります。
また、返信メールの際は、かならず前のメールを引用すると良いです。
引用が長くなるのを嫌う人もいますが、ビジネスメールの場合はこれまでの経緯がパッと分かると時間の節約になりますから。
それから添付ファイルが多かったり、容量が大きいものの場合は、受信に時間がかかったりして相手の迷惑になる可能性があります。
一般的には1通のメールに添付するのは2〜3ファイルまで、容量は2Mまでがマナーです。
それ以上になる場合は、無料で使えるファイル転送サービスを利用するのがオススメです。とりあえず有名どころを紹介。
・データ便 https://www.datadeliver.net/
・宅ふぁいる便 http://www.filesend.to/
・firestorage http://firestorage.jp/
携帯やタブレット端末の普及で、かなりリアルタイムになりましたが、やはりメールはいつ見てもらえるか分かりません。だからこそ、やり取りは短く済ませたいもの。
・回答を意識した依頼文
・引用を使って過去の掘り起こしをラクに
・添付量によっては、便利なサービスを活用
この3つのポイントで、メールに使う時間を節約してみてくださいね。