こんにちは！u-micoです。
今回は、つい最近あったメールに関するお話です。
「普通に送信したメールが、先方からウィルスメールだって言われたんです！」
というお問い合わせがありました。
このお客様はすぐにウィルス対策ソフトでPC内をチェックし、感染していないことがわかったものの、なぜ取引先でウィルスと判定されたのか分からず再送するのがためらわれる、という状況でした。
お話を伺って分かった点は３つ。
・ご自身のPCはウィルス感染していない
・この1件のみで、他の取引先などでは問題ない
・添付したのは、今までも使用していたフォーマットから作成したPDFファイル
その他の内容からも問題ない状況と判断し、試しに該当メールを転送していただきました。すると、添付されてきたのは「winmail.dat」というファイル。PDFファイルは影も形もありません。
実はOutlookの場合、リッチテキスト形式（HTMLメール）で送信すると、Outlook以外のメーラーで受信した際に添付ファイルが化けてしまうというバグが発生するんです。
これがウィルスと疑われたようです。
※実際に「winmail.dat」をスキャンしてみましたが、問題ありませんでした。
原因が分かったので、リッチテキスト形式ではなく単なるテキスト形式でメールを作成し直し、再送していただくことで解決しました。
メールでの連絡は今のビジネスには欠かせないもの。
リッチテキスト形式を使えば、文字の色を変えたりレイアウトの調整ができて、より伝わりやすい内容にできます。
しかし、その分セキュリティ的にトラブルが起きやすいということも理解して使う必要があります。
なるべくテキスト形式でも伝わりやすい文章を心がけることが大切ですね。
また、レイアウトは他社から送られてくるメールマガジンなども参考になります。
記号を使った罫線で区切る、箇条書きにする、改行するポイントなどを真似してみると読みやすく整理できたりします。
興味がないから捨てる！という前に、そういう部分をチェックするのもオススメです。
なお、今回はお話の内容から問題ないと判断できることだったため対応しましたが、通常はこういったトラブルの場合、コーラルではPCを購入したお店やウィルス対策ソフトの窓口にお問い合わせいただいております。ご了承くださいませ。